Databehandlingsvilkår

Aftalte betingelser for databehandling

Kunden, som tiltræder disse vilkår, og Npvision Group A/S, CVR nr. 32840647 (Npvision Group), har indgået aftale om Npvision Groups levering af ydelser, hvor det specifikt er overladt Npvision Group at forestå konkret behandling af personoplysninger.

Npvision Group vil i henhold til Databeskyttelses-forordningens definitioner være databehandler for Kunden ved levering af de aftalte ydelser.

Parterne anerkender, at Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven finder anvendelse for Npvision Groups behandling af personoplysninger på vegne af Kunden.

Databehandlingsvilkårene er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), når Npvision Group er databehandler for Kunden.

Databehandlingsvilkårene har virkning fra det tidspunkt Kunden accepterer dem, og Databehandlingsvilkårene erstatter fra dette tidspunkt enhver tidligere databehandleraftale indgået mellem parterne.

Databehandlingsvilkårene supplerer parternes aftale og har forrang i forhold til eventuelt konfliktende vilkår.

Databehandleraftale

Databehandlingsvilkårene udgør parternes databehandleraftale for de af Kunden overladte behandlinger af personoplysninger, og som Npvision Group har påtaget sig som led levering af de i aftalte ydelser.

Databehandlingsvilkårene fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når Npvision Group foretager behandling af personoplysninger på vegne af Kunden, og Databehandlingsvilkårene angiver de overordnede sikkerhedsforanstaltninger, som Npvision Group iagttager.

For de behandlingsaktiviteter, der er overladt til Npvision Group at udføre for Kunden, er Npvision Group databehandler i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler, mens Kunden enten er dataansvarlig eller databehandler i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler. Parterne skal hver især overholde de forpligtelser, som de gældende databeskyttelsesregler fastsætter, og Databehandlings-vilkårene frigør dermed ikke hverken Npvision Group eller Kunden for sådanne forpligtelser.

Varighed

Databehandlingsvilkårene er gældende, indtil Npvision Group har slettet Kundens data i overensstemmelse med den regulering, der er indeholdt i disse Databehandlingsvilkår. Databehandlingsvilkårene og parternes aftale er indbyrdes afhængige, og aftalerne kan derfor ikke opsiges særskilt.

Npvision Groups særlige garantier

Npvision Group garanterer overfor Kunden, at Npvision Group besidder tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at gennemføre fornødne foranstaltninger for at overholde Databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de behandlingsaktiviteter, Npvision Group skal gennemføre for Kunden ifølge aftalen.

Kundens særlige ansvar

Kunden er ansvarlig for at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning i forhold til de personoplysninger, som overlades til Npvision Groups behandling. Kunden er herunder overfor Npvision Group navnlig ansvarlig for og indestår for, at:

– Kunden har fornøden hjemmel til at behandle og til at overlade det til Npvision Group at behandle de personoplysninger, som inkluderes i de ydelser, Npvision Group leverer til Kunden. I de tilfælde hvor Kunden er databehandler for de personoplysninger, som overlades til Npvision Groups behandling, garanterer Kunden overfor Npvision Group, at Kundens instrukser, sådan som de kommer til udtryk gennem disse Databehandlingsvilkår og parternes aftale, samt anvendelsen af Npvision Group og dennes underdatabehandlere som anden databehandler, er autoriseret af den dataansvarlige.

– Den afgivne instruks, i henhold til hvilken Npvision Group skal behandle personoplysninger på vegne af Kunden, er lovlig.

Behandlingernes karakter og formål

De aftalte behandlingers karakter er fastsat af parterne til gennemførelse af IT services fra Npvision Group til Kunden, herunder sletning af personoplysninger i forbindelse med levering af de aftalte ydelser.

Npvision Group vil dermed behandle de overladte personoplysninger med det aftalte formål at levere de aftalte ydelser.

Typen af oplysninger

De overladte behandlinger omfatter de typer af personoplysninger, som Kunden overlader Npvision Group i forbindelse med levering af de aftalte ydelser.

Behandlingen omfatter almindelige ikke-følsomme personoplysninger, herunder navne, e-mailadresser og telefonnumre, medmindre den dataansvarlige har givet udtrykkelige oplysninger herom.

Kategorier af registrerede

Kategorierne af registrerede personer, som Npvision Group overlades at behandle personoplysninger om, omfatter de kategorier, som Kunden overlader Npvision Group i forbindelse med levering af de aftalte ydelser.

Kategorien af registrerede omfatter eksempelvis Kundens ansatte og samarbejdspartnere.

Omfang af behandlingsaktiviteter

Npvision Group må alene udføre behandling af Kundens personoplysninger i overensstemmelse med Kundens instrukser, som er dokumenteret gennem en skriftlig aftale, og som Npvision Group har accepteret.

Ved Kundens accept af Databehandlervilkårene instruerer Kunden Npvision Group til at foretage behandling af Kundens personoplysninger i forbindelse med levering af de aftalte ydelser.

Kunden kan herudover anmode Npvision Group om at modtage yderligere skriftlige instrukser for behandling af personoplysninger for Kunden, idet Npvision Group frit kan vælge at acceptere eller afslå sådanne yderligere instrukser. Npvision Group accepterer dog altid en instruks om at ophøre med at foretage videre behandling, hvilket medfører, at Npvision Group sletter Kundens data, som angivet under punktet Udlevering og sletning af Kundens data nedenfor.

Npvision Group vil efterkomme Kundens instrukser, som Npvision Group har godkendt, medmindre sådan behandling vil være i strid med den gældende databeskyttelseslovgivning, som Npvision Group er underlagt. I så fald underretter Npvision Group Kunden herom.

Npvision Group er dog uanset Kundens instrukser – herunder også om sletning – forpligtet til at foretage behandlinger af Kundens personoplysninger, hvis dette følger af en retlig forpligtelse, som Npvision Group er underlagt. Kunden underrettes i så fald herom, inden behandlingen gennemføres, med mindre sådan underretning er ulovlig.

Kunden fastlægger dermed formål og omfang af de til Npvision Group overladte behandlingsaktiviteter.

Varighed af behandlingsaktiviteter

Npvision Group foretager behandling af Kundens personoplysninger, så længe Npvision Group er forpligtet hertil ifølge aftalen. Kunden kan herudover i overensstemmelse med punktet Udlevering og sletning af Kundens data instruere Npvision Group om at slette dataene på et tidligere tidspunkt.

Sikkerhedsforanstaltninger

Npvision Group iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 32. Npvision Group gennemfører herunder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de overladte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger.

Npvision Group kan løbende ændre i gennemførte sikkerhedsforanstaltninger, idet Npvision Group ved ændringer i sikkerhedsforanstaltninger dog skal tilstræbe, at ændringerne overordnet set ikke fører til en forringelse af sikkerhedsniveauet.

Npvision Group gennemfører dog sikkerhedsforanstaltninger ud fra en gennemsnitlig betragtning af, hvad der er passende, og parterne aftaler derfor, at Kunden inter partes er ansvarlig for at vurdere, om de gennemførte foranstaltninger er tilstrækkelige til at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til den risiko, der er forbundet med behandlingsaktiviteterne, som er overladt til Npvision Group. Kunden er i forholdet mellem parterne ansvarlig for Kundens egne beslutninger om sikkerhed, herunder også for Kundens valg af anvendt udstyr, services mv.

Rapportering af sikkerhedsbrud

Hvis Npvision Group bliver opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden i forhold til Npvision Groups ydelser til Kunden, skal Npvision Group underrette Kunden om bruddet på persondatasikkerheden uden unødig forsinkelse efter, at Npvision Group er blevet bekendt med, at der er sket et sådant brud.

Npvision Group skal uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med, at der er sket et brud på persondatasikkerheden tage rimelige og proportionelle skridt for at begrænse skaden ved bruddet.

I forlængelse af underretningen til Kunden skal Npvision Group give en beskrivelse af omstændighederne ved bruddet, bruddets karakter, hvilke skridt Npvision Group har taget eller påtænker at tage for at begrænse skaden ved bruddet, og hvilke forhold Npvision Group mener, Kunden skal være særlig opmærksom på i forbindelse med bruddet med henblik på, at Kunden kan opfylde sine forpligtelser ved sikkerhedsbrud indenfor Databeskyttelsesforordningens opsatte tidsfrister.

Underretning kan fremsendes på e-mail til den af Kunden angivne kontaktperson.

Npvision Groups meddelelse om brud på persondata-sikkerheden udgør ikke en anerkendelse af skyld eller ansvar i forhold til et indtruffet brud på persondatasikkerheden.

Npvision Group bistår herudover på anmodning Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 33 og artikel 34 under hensyntagen til den overladte behandlings karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Npvision Group i forhold til et brud på persondatasikkerheden, som indtræffer hos Npvision Group.

Brug af underdatabehandlere

Kunden giver ved sin accept af disse Databehandlervilkår sin generelle godkendelse til, at Npvision Group må gøre brug af andre databehandlere (underdatabehandlere).

Npvision Group sikrer ved antagelse af en underdatabehandler, at der indgås en skriftlig aftale med underdatabehandleren, hvorigennem det sikres, at

a.          der stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen,

b.          underdatabehandleren pålægges de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i disse Databeskyttelsesvilkår, hvilket vil sige, at kravene i Databeskyttelsesforordningen art. 28(3) skal efterleves, samt at

c.          underdatabehandleren alene behandler Kundens persondata i den udstrækning, det er påkrævet for at opfylde de leveranceforpligtelser, underdatabehandleren har påtaget sig overfor Npvision Group, samt at behandlingen sker i overensstemmelse med de aftalte instrukser.

Opfylder en underdatabehandler ikke sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver Npvision Group fuldt ansvarlig over for Kunden for opfyldelsen af underdatabehandlerens databeskyttelsesforpligtelser.

Npvision Group sikrer sig løbende oversigt over anvendte underdatabehandlere. Såfremt Kunden får et dokumenteret behov herfor, kan Kunden anmode Npvision Group om at få oplyst navnet på en konkret underdatabehandler. Har Kunden indsigelser mod den konkrete underdatabehandler, kan Kunden opsige sin aftale med Npvision Group med virkning enten øjeblikkelig eller fra udløb af den på opsigelsestidspunktet igangværende kalendermåned. Det er en forudsætning for opsigelse efter dette punkt, at opsigelsen afgives overfor Npvision Group inden for 30 dage, efter Npvision Group har oplyst Kunden om den anvendte underdatabehandler. . Opsigelse af aftalen er Kundens eneste beføjelser overfor Npvision Group i denne situation.

Overførsler af data

Npvision Group opbevarer Kundens data indenfor EU, og der overføres derfor ikke personoplysninger til tredjelande.

Npvision Group kan dog som en undtagelse overføre Kundens data, inklusive personoplysninger, til et tredjeland eller en international organisation, når det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Npvision Group er underlagt; i så fald underrettes Kunden om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

Bistand til Kunden

Npvision Group forpligter sig til efter Kundens skriftlige anmodning herom at yde Kunden følgende bistand:

Npvision Group bistår, under hensyntagen til de overladte behandlingers karakter, så vidt muligt Kunden ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af Kundens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af registreredes rettigheder som fastlagt i Databeskyttelsesforordningens kapitel 3. Modtager Npvision Group en anmodning direkte fra en registreret eller potentielt registreret om udøvelse af dennes rettigheder, formidler Npvision Group straks henvendelsen videre til Kunden, som herefter afgør, om Npvision Groups assistance skal rekvireres.

Npvision Group bistår også Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til de til Npvision Group overladte behandlingers karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Npvision Group.

Npvision Group er berettiget til et særskilt vederlag for den bistand, der ydes til opfyldelse af Kundens anmodninger under dette punkt Bistand til Kunden. Vederlaget beregnes på grundlag af det tidsforbrug Npvision Group har anvendt samt Npvision Groups almindelige timesats for sådant arbejde.

For så vidt angår bistand til opfyldelse af Kundens forpligtelser efter Databeskyttelsesforordningen art. 33-34, har Npvision Group dog ikke krav på vederlag for opfyldelse af de forpligtelser, Npvision Group har efter punktet Rapportering af sikkerhedsbrud.

Udlevering og sletning af Kundens data

Medmindre Kunden har krævet andet sletter Npvision Group alle personoplysninger fra Kunden, og Npvision Group sletter eksisterende kopier, medmindre Npvision Group er underlagt en retlig forpligtelse, som foreskriver, at Npvision Group skal foretage opbevaring af personoplysningerne.

Npvision Groups gennemførelse af Kundens instruks om at slette eller udlevere Kundens oplysninger sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens regulering og så hurtigt, som det er praktisk muligt.

Såfremt Kunden har krævet andet end sletning, så tillader Kunden, som del af instruksen til Npvision Group herudover, at kundens data indgår i en backup procedure, hvorfra data slettes, når backuppen i overensstemmelse med Npvision Groups backupprocedure destrueres.

Ansvar og ansvarsbegrænsning

For erstatning og anden kompensation, som skal betales til registrerede, som følge af overtrædelse af Databeskyttelsesforordningen, finder Databeskyttelses-forordningen artikel 82 og supplerende regler i Databeskyttelsesloven anvendelse, og parterne er dermed inter partes hver især ansvarlig for at udrede den del af sådanne beløb, som svarer til deres del af ansvaret for skaden, herunder disse Databehandlingsvilkår taget i betragtning. Om nødvendigt fastsættes ansvarsfordelingen gennem domstolsprøvelse.

For bøder og anden straf, der pålægges som følge af en ulovlig behandling af personoplysninger, som Npvision Group foretager for Kunden, fastlægges den endelige interne fordeling af sådanne bøder efter samme principper, uanset hvem en bøde i første omgang er pålagt. Herunder tages også parternes garantier overfor hinanden i betragtning.

Npvision Groups førelse af fortegnelser

Npvision Group er forpligtet til at føre fortegnelser over de kategorier af behandlingsaktiviteter, som udføres for Kunden i overensstemmelse med Databeskyttelses-forordningen art. 30. Kunden er forpligtet til at oplyse Npvision Group om navn og kontaktoplysninger på Kundens eventuelle repræsentant og databeskyttelsesrådgiver og ajourføre sådanne oplysninger, så fortegnelserne kan føres korrekt af Npvision Group. Oplysningerne skal Kunden indsende til Npvision Group på de kontaktoplysninger, der er angivet nedenfor under Npvision Groups kontaktoplysninger.

Fortrolighedsforpligtelse

Npvision Group skal sikre, at de personer, Npvision Group har autoriseret til at behandle Kundens personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. Npvision Group og enhver, der udfører arbejde for Npvision Group, og som har adgang til Kundens personoplysninger, må kun behandle disse oplysninger efter Kundens instruks, som er accepteret af Npvision Group, medmindre anden behandling kræves i henhold til en retlig regulering eller domstolsafgørelse, som Npvision Group er underlagt.

Npvision Group må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde Npvision Groups forpligtelser overfor Kunden. Npvision Group skal løbende vurdere autorisationer og lukke adgange, når autorisationer udløber eller ophører.

Tilsyn og revision

Npvision Group stiller alle oplysninger til rådighed for Kunden, der er nødvendige for at påvise overholdelse af kravene i Databeskyttelsesforordningen artikel 28 samt de krav til Npvision Group, som fastsættes i disse Databehandlingsvilkår. Npvision Group giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af Kunden eller en anden revisor, som er bemyndiget af Kunden.

Kunden kan anmode om gennemførelse af fysisk inspektion hos Npvision Group. Anmodning skal fremsendes skriftligt til Npvision Group med angivelse af, hvad Kunden ønsker at lade omfatte af inspektionen. Parterne aftaler herefter de nærmere omstændigheder og omfang for inspektion, herunder tidspunkt for gennemførelse og rapporteringsform.

Inspektion kan alene ske af en person, som underlægger sig Npvision Groups almindelige sikkerhedsforanstaltninger, og som tiltræder en fortrolighedsklausul direkte overfor Npvision Group.

Npvision Group kan fremsætte indsigelse mod en af Kunden udpeget person til gennemførelse af inspektion, hvis den udpegede person efter Npvision Groups rimelige vurdering ikke er egnet eller kvalificeret til at kunne gennemføre inspektionen, herunder at personen (1) ikke er uafhængig, (2) er en direkte konkurrent til Npvision Group, eller (3) af anden grund oplagt er uegnet til varetagelse af opgaven.

Fremsætter Npvision Group indsigelse mod den udpegede person, må Kunden udpege anden person til gennemførelse af inspektionen.

Tilsyn med Npvision Groups anvendte underdatabehandlere sker gennem Npvision Group. Kunden kan dog vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion også hos underdatabehandleren. Tilsyn skal her ske under overholdelse af underdatabehandlerens opsatte vilkår for inspektion.

Npvision Group og underdatabehandleres eventuelle omkostninger i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn eller inspektion hos enten Npvision Group eller underdatabehandleren, afholdes af Kunden. Npvision Group og eventuelle underdatabehandlere er herudover berettiget til vederlag for den medgåede tid til inspektionen, fastsat ud fra gældende prisliste.

Ændringer til Databehandlervilkårene

Npvision Group kan med et varsel på 90 dage ændre disse Databehandlingsvilkår. Ændringer, som nødvendigvis må gennemføres uden at kunne afvente udløb af et sådant varsel, kan gennemføres straks. Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes til Kunden. Hvis Kunden ikke ønsker at acceptere de varslede ændringer, kan Kunden opsige sin aftale. Kunden har ikke herudover nogen beføjelser som konsekvens af ændringer til Databehandlingsvilkårene.

Npvision Groups kontaktoplysninger

Kundens henvendelser til Npvision Group omkring databeskyttelse, herunder også anmodninger om tilsyn og inspektion skal fremsendes til:

Niels Peter Holm (CEO), Npvision Group
nph@npvision.dk

Parternes opbevaringspligt

Npvision Group og Kunden er forpligtet til elektronisk at opbevare hver sin version af disse Databehandlingsvilkår og aftalen samt eventuelle øvrige aftaler og/eller oplysninger, som er af betydning for, eller supplerer disse Databehandlingsvilkår.

Vores samarbejdspartnere

HP IBM Lenovo Adobe Microsoft Cisco